HBO Automation Project™
Weniger manuell. Mehr automatisch.
Jeden Tag werden in Unternehmen Aufgaben wiederholt, die eigentlich nicht jedes Mal von Hand erledigt werden müssten.
- Daten werden übertragen
- E-Mails werden verschickt
- Dokumente werden erstellt
- Informationen werden kopiert
- Termine werden eingetragen
- Anfragen werden weitergeleitet
- Listen werden aktualisiert
Und immer wieder heißt es:
„Das machen wir eben schnell manuell.“
Einmal ist das kein Problem.
Jeden Tag schon.
Das HBO Automation Project™ macht aus wiederkehrenden manuellen Arbeitsschritten einen strukturierten, möglichst automatisierten Ablauf.
Was ist das HBO Automation Project™?
Das HBO Automation Project™ ist die gezielte Planung und Umsetzung einer konkreten Automatisierung in Ihrem Unternehmen.
Wir suchen nicht nach möglichst vielen Automatisierungen.
Wir suchen nach einer Aufgabe oder einem Ablauf, bei dem Automatisierung tatsächlich einen spürbaren Nutzen bringt.
Dann wird daraus ein konkretes Projekt:
Ablauf erkennen → Automatisierung entwickeln → testen → einsetzen.
Für Unternehmen, die zu viel von Hand erledigen
Das Automation Project™ eignet sich besonders, wenn regelmäßig:
- Daten kopiert werden
- E-Mails manuell verschickt werden
- Informationen mehrfach eingegeben werden
- Dokumente wiederholt erstellt werden
- Dateien verschoben oder umbenannt werden
- Listen aktualisiert werden
- Anfragen weitergeleitet werden
- Erinnerungen manuell gesetzt werden
- Aufgaben immer wieder nach demselben Muster entstehen
- Informationen zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden
Wenn jemand im Unternehmen regelmäßig sagt:
„Das müssen wir jedes Mal wieder von Hand machen.“
kann genau hier das nächste Automation Project™ liegen.
Was kann automatisiert werden?
Die Möglichkeiten hängen von Ihren vorhandenen Systemen und Prozessen ab.
E-MAIL-AUTOMATISIERUNG
Zum Beispiel:
- automatische Bestätigungen
- Benachrichtigungen
- Weiterleitungen
- Erinnerungen
- standardisierte Antworten
- Auslösen von Folgeaufgaben
DATEN & INFORMATIONEN
Zum Beispiel:
- Daten zwischen Systemen übertragen
- Informationen automatisch erfassen
- Listen aktualisieren
- Datensätze anlegen
- Informationen zusammenführen
DOKUMENTE
Zum Beispiel:
- Dokumente aus Vorlagen erzeugen
- Informationen automatisch einfügen
- Dateien automatisch ablegen
- Dokumente nach bestimmten Regeln benennen
- Ablageprozesse automatisieren
AUFGABEN & WORKFLOWS
Zum Beispiel:
- automatisch Aufgaben erzeugen
- Zuständigkeiten zuweisen
- Erinnerungen auslösen
- Folgeprozesse starten
- Statusänderungen verarbeiten
ANFRAGEN & KUNDEN-PROZESSE
Zum Beispiel:
Eine Anfrage kommt herein.
↓
Informationen werden erfasst.
↓
Der richtige Prozess wird gestartet.
↓
Eine Bestätigung wird versendet.
↓
Eine Aufgabe wird erstellt.
↓
Die zuständige Person wird informiert.
Ein Ablauf statt fünf manueller Schritte.
Erst der Prozess. Dann die Automatisierung.
Eine schlechte Automatisierung macht einen schlechten Prozess nur schneller.
Deshalb schauen wir zuerst:
- Was passiert aktuell?
- Warum passiert es so?
- Welche Schritte sind wirklich notwendig?
- Welche davon müssen überhaupt noch manuell durchgeführt werden?
Erst danach entscheiden wir, was automatisiert werden kann.
Phase 1
AUTOMATISIERUNGS-CHECK
Wir betrachten einen konkreten wiederkehrenden Ablauf.
Dabei identifizieren wir:
- manuelle Arbeitsschritte
- wiederkehrende Tätigkeiten
- Medienbrüche
- doppelte Dateneingaben
- unnötige Zwischenschritte
- mögliche Automatisierungspunkte
Phase 2
AUTOMATION DESIGN
Wir entwickeln den gewünschten Ablauf.
- Was soll passieren?
- Wann soll es passieren?
- Welche Information löst den Prozess aus?
- Welche Systeme sind beteiligt?
- Was soll automatisch passieren?
- Wo muss weiterhin ein Mensch eingreifen?
Phase 3
UMSETZUNG
Die vereinbarte Automatisierung wird eingerichtet.
Dabei können vorhandene Tools und Systeme miteinander verbunden werden.
Phase 4
TEST & GO LIVE
Die Automatisierung wird mit realistischen Szenarien geprüft.
- Was passiert bei einem normalen Vorgang?
- Was passiert bei fehlenden Informationen?
- Was passiert bei einem Fehler?
Eine Automatisierung muss nicht nur funktionieren – sie muss auch zuverlässig funktionieren.
Die Automatisierung wird in den tatsächlichen Arbeitsablauf integriert.
Der bisherige manuelle Ablauf wird durch den neuen Prozess ersetzt oder sinnvoll ergänzt.
Was am Ende steht
Je nach Projekt entsteht beispielsweise:
✓ ein automatisierter Workflow
✓ automatische Aufgaben
✓ automatische Benachrichtigungen
✓ automatisierte Datenerfassung
✓ automatisierte Dokumentenerstellung
✓ automatisierte Ablage
✓ Systemverknüpfungen
✓ standardisierte Abläufe
✓ weniger manuelle Arbeitsschritte
Das wichtigste Ergebnis:
Eine Aufgabe, die bisher manuell erledigt wurde, läuft künftig ganz oder teilweise automatisch.
Zeit sparen ist nur ein Teil des Nutzens
Eine gute Automatisierung kann mehr als Arbeitszeit reduzieren.
Sie kann auch helfen:
- Fehler zu vermeiden
- Abläufe zu standardisieren
- Aufgaben zuverlässiger auszulösen
- Informationen schneller weiterzugeben
- Fristen besser einzuhalten
- Transparenz zu erhöhen
- Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten
Automatisierung soll nicht Menschen ersetzen.
Sie soll Menschen von unnötiger Routinearbeit entlasten.
Ein konkretes Projekt statt Automatisierungs-Chaos
Das HBO Automation Project™ ist bewusst projektbezogen.
Wir versuchen nicht, Ihr gesamtes Unternehmen auf einmal zu automatisieren.
Stattdessen:
Eine konkrete Aufgabe.
Ein konkreter Prozess.
Eine konkrete Lösung.
Wenn danach weitere Automatisierungspotenziale vorhanden sind, können daraus weitere HBO Automation Projects™ entstehen.
Was wir nicht automatisieren
Nicht jede Aufgabe sollte automatisiert werden.
Manche Prozesse benötigen bewusst:
- menschliche Entscheidungen
- persönliche Kommunikation
- individuelle Prüfung
- Kreativität
- Verantwortung
Deshalb gilt:
Automatisieren, was sinnvoll ist – nicht alles, was möglich ist.
Für kleine Unternehmen besonders interessant
Gerade kleinere Unternehmen erledigen viele wiederkehrende Aufgaben manuell, weil sich bisher niemand die Zeit genommen hat, den Prozess einmal sauber aufzubauen.
Genau hier kann ein kleines Automationsprojekt einen großen Unterschied machen.
Wenn beispielsweise eine Aufgabe täglich nur 15 Minuten benötigt, entstehen bereits über 60 Stunden pro Jahr.
Und häufig gibt es nicht nur eine solche Aufgabe.
Vom manuellen Ablauf zum automatisierten Workflow
VORHER
→ Anfrage
→ E-Mail lesen
→ Daten kopieren
→ Liste aktualisieren
→ Aufgabe erstellen
→ Mitarbeiter informieren
→ Bestätigung senden
NACHHER
Anfrage
↓
Workflow startet automatisch
↓
Daten werden verarbeitet
↓
Aufgabe wird erstellt
↓
Mitarbeiter wird informiert
↓
Bestätigung wird versendet
Weniger Handgriffe. Weniger Fehlerquellen. Mehr Zeit.
Was passiert nach dem Projekt?
Nach dem Go-Live können Sie den automatisierten Prozess selbst weiterverwenden.
Wenn später Anpassungen, Erweiterungen oder weitere Automatisierungen benötigt werden, können diese als neue HBO Projekte™ oder HBO Signature Products™ umgesetzt werden.
Für laufende Unterstützung steht zusätzlich HBO Support™ zur Verfügung.
Ihre nächste Automatisierung
Sie müssen nicht wissen, welches Tool Sie brauchen.
Sie müssen auch nicht wissen, ob Ihr Prozess überhaupt automatisierbar ist.
Beschreiben Sie uns einfach:
„Das machen wir jeden Tag immer wieder.“
Wir schauen uns den Ablauf an und prüfen, ob daraus ein sinnvolles Automation Project™ werden kann.
HBO Automation Project™
Weniger klicken.
Weniger kopieren.
Weniger wiederholen.
Mehr erledigt.
Wir automatisieren konkrete Abläufe, die Ihnen im Alltag unnötig Arbeit machen.
Zertifizierter ISO/IEC Lead Auditor & Auditor
Lead Auditor & Auditor für Informationssicherheit, Datenschutz, Künstliche Intelligenz, IT-Service-Management, Business Continuity und Qualitätsmanagement sowie zertifiziert für NIS2 und DORA
Unser Partnernetzwerk
Starke Partnerschaften für bessere Lösungen
Durch ausgewählte Partnerschaften mit etablierten Software- und Technologieanbietern können wir unseren Kunden zusätzliche Lösungen anbieten – von Buchhaltung und Rechnungswesen über Unternehmenssoftware bis hin zu digitalen Geschäftsprozessen.
Hinweis: Hinterleitner Business Operations e.U. erbringt ausschließlich operative Dienstleistungen im Rahmen der angemeldeten freien Gewerbe. Es erfolgt keine Rechtsberatung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung oder reglementierte Unternehmensberatung.
Unsere Gewerbeberechtigungen
Hinterleitner Business Operations e.U. erbringt Leistungen auf Grundlage folgender Gewerbeberechtigungen:
- Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik
- Büroservice
- Werbeagentur
- Werbearchitektur
- Public Relations - Berater
- Leasingunternehmen (Vermietung von beweglichen Wirtschaftsgütern in der Form des Leasinggeschäfts)
- Energiekostenberatung
- Namhaftmachung von Personen, die an Bankgeschäften interessiert sind
