HBO Digital Office Setup™

Das Büro neu gedacht. Digital. Strukturiert. Bereit für den Alltag.

Ein modernes Unternehmen braucht kein papierloses Büro um jeden Preis.

Es braucht ein digitales Büro, das funktioniert.

Dokumente müssen schnell gefunden werden. Aufgaben dürfen nicht zwischen E-Mails verloren gehen. Dateien müssen dort liegen, wo sie hingehören. Mitarbeiter müssen wissen, welches Tool wofür verwendet wird.

Und vor allem:

Die digitale Arbeitsweise darf nicht mehr Zeit kosten als sie spart.

Genau hier setzt das HBO Digital Office Setup™ an.

Wir schaffen eine klare digitale Arbeitsumgebung, die zu Ihrem Unternehmen und zu Ihrem tatsächlichen Arbeitsalltag passt.

Das Ziel:

Weniger Suchen. Weniger Chaos. Mehr Überblick.

Was ist das HBO Digital Office Setup™?

Das HBO Digital Office Setup™ ist eine komplette Einrichtung und Strukturierung Ihres digitalen Arbeitsplatzes.

Wir betrachten nicht nur ein einzelnes Programm.

Wir schauen auf das Zusammenspiel Ihrer digitalen Arbeitsmittel:

Dateien
Dokumente
E-Mail
Kalender
Aufgaben
Kommunikation
Zusammenarbeit
Cloud
Software
digitale Prozesse

Direkt beauftragen

Kostenloses Erstgespräch

Für Unternehmen, bei denen digital etwas gewachsen ist

Viele Unternehmen haben im Laufe der Jahre eine Vielzahl an digitalen Lösungen angesammelt.

Ein bisschen Cloud.

Ein paar Ordner.

Mehrere Tools.

Dateien auf verschiedenen Geräten.

Informationen in E-Mails.

Aufgaben irgendwo in Notizen.

Und irgendwann weiß niemand mehr genau:

Wo gehört was hin?

Das Digital Office Setup™ schafft daraus eine nachvollziehbare Struktur.

Was wird eingerichtet?

Der konkrete Umfang richtet sich nach Ihrem Unternehmen.

Typische Bereiche sind:

DIGITALE ABLAGE

Wir schaffen eine nachvollziehbare Struktur für Ihre digitalen Dokumente.

Zum Beispiel:

Hauptordner
Unterordner
Projektstrukturen
Kundenablagen
Vorlagen
Archivierung
Zugriffsstrukturen

Dokumente sollen dort liegen, wo man sie erwartet.

CLOUD & DATEIEN

Wir strukturieren Ihre Cloud-Umgebung und schaffen klare Regeln für die gemeinsame Arbeit mit Dateien.

Dabei können unter anderem berücksichtigt werden:

Cloud-Speicher
gemeinsame Ordner
Dateinamen
Versionen
Freigaben
Zugriffsrechte
Synchronisation

E-MAIL

Auch das Postfach gehört zum digitalen Büro.

Wir können beispielsweise unterstützen bei:

Ordnerstrukturen
Ablageregeln
Kennzeichnung
Vorlagen
Signaturen
gemeinsamen Postfächern
strukturiertem Umgang mit E-Mails

Das Ziel:

E-Mail soll Kommunikation sein – nicht Ihre Aufgabenverwaltung.

KALENDER & TERMINE

Wir schaffen eine sinnvolle digitale Terminstruktur.

Zum Beispiel:

Kalenderorganisation
gemeinsame Kalender
Terminarten
Besprechungsstrukturen
Erinnerungen
wiederkehrende Termine

So wird aus dem Kalender ein tatsächliches Arbeitsinstrument.

AUFGABEN & TO-DO'S

Aufgaben gehören nicht in fünf verschiedene Systeme.

Wir prüfen, wie Aufgaben sinnvoll erfasst, verteilt und verfolgt werden können.

Zum Beispiel:

persönliche Aufgaben
Teamaufgaben
Projektaufgaben
Fristen
Verantwortlichkeiten
Wiedervorlagen

Damit offene Aufgaben sichtbar bleiben – und nicht vergessen werden.

KOMMUNIKATION & ZUSAMMEN-ARBEIT

Wir schaffen Klarheit darüber, welches Medium für welchen Zweck verwendet wird.

Zum Beispiel:

E-Mail → externe Kommunikation

Chat → schnelle interne Abstimmung

Aufgaben → konkrete To-dos

Cloud → Dateien

Kalender → Termine

So wird digitale Zusammenarbeit einfacher und nachvollziehbarer.

Die richtige Software statt möglichst viel Software

Das Digital Office Setup™ bedeutet nicht:

„Installieren Sie noch zehn weitere Tools.“

Im Gegenteil.

Wir prüfen zunächst, was bereits vorhanden ist.

Was wird tatsächlich genutzt?
Was überschneidet sich?
Was ist unnötig?
Was fehlt?
Wo entstehen doppelte Arbeitsschritte?

Ein gutes digitales Büro braucht nicht möglichst viele Tools.

Es braucht die richtigen Tools für die richtigen Aufgaben.

Ihr digitales Büro bekommt Struktur

DATEIEN

Eine klare zentrale Ablage.

E-MAIL

Definierte Strukturen und Regeln.

KALENDER

Persönliche und gemeinsame Termine sauber organisiert.

AUFGABEN

Klare Erfassung und Zuständigkeiten.

KOMMUNIKATION

Definierte Kanäle für unterschiedliche Zwecke.

CLOUD

Gemeinsamer Zugriff auf relevante Unterlagen.

TOOLS

Klare Entscheidung, welches Tool wofür verwendet wird.

Phase 1

BESTANDS-AUFNAHME

Wir schauen uns Ihre aktuelle digitale Arbeitsumgebung an.
Welche Systeme sind vorhanden?
Wie wird gearbeitet?
Wo entstehen Probleme?
Wo geht Zeit verloren?

Phase 2

STRUKTUR

Wir entwickeln eine sinnvolle digitale Grundstruktur.

Ordner, Dateien, Aufgaben, Kommunikation und Tools werden logisch miteinander verbunden.

Phase 3

BEREINIGUNG

Überflüssiges wird reduziert.

Doppelte Strukturen werden aufgelöst.

Unübersichtliche Bereiche werden geordnet.

Aus gewachsener Struktur wird klare Struktur.

Phase 4

EINRICHTUNG & ÜBERGABE

Die vereinbarte digitale Arbeitsumgebung wird eingerichtet und konfiguriert.

Sie erhalten eine funktionierende Struktur und klare Regeln für deren Nutzung.

Damit das digitale Büro nicht nach zwei Wochen wieder im alten Zustand landet.

Was am Ende steht

Je nach Umfang können beispielsweise folgende Ergebnisse entstehen:

✓ klare digitale Ablagestruktur
✓ organisierte Cloud
✓ strukturierte Dokumente
✓ sinnvolle E-Mail-Struktur
✓ organisierte Kalender
✓ klare Aufgabenverwaltung
✓ definierte Kommunikationswege
✓ bereinigte Tool-Landschaft
✓ nachvollziehbare digitale Arbeitsweise
✓ klare Zuständigkeiten
✓ praktische Nutzungsregeln

Das wichtigste Ergebnis:

Ihr digitales Büro funktioniert.

Kein IT-Großprojekt

Das Digital Office Setup™ ist kein umfangreiches IT-Infrastrukturprojekt.

Es geht nicht darum, Serverlandschaften zu planen oder komplexe Unternehmens-IT aufzubauen.

Der Fokus liegt auf dem, was Unternehmer und Mitarbeiter jeden Tag verwenden:

Dateien. Kommunikation. Aufgaben. Termine. Tools. Zusammenarbeit.

Das digitale Büro soll den Arbeitsalltag einfacher machen.

Schluss mit digitalem Durcheinander.

Sie sollten nicht überlegen müssen:

Wo ist die Datei?
Welches Tool verwenden wir dafür?
Wo wurde diese Aufgabe eingetragen?
Wer kümmert sich darum?
Welche Version ist die aktuelle?

Ihr digitales Büro sollte Antworten geben – nicht neue Fragen erzeugen.

Für Einzelunternehmer und Teams

SOLO OFFICE

Ihr persönlicher digitaler Arbeitsplatz wird strukturiert.

TEAM OFFICE

Die digitale Zusammenarbeit im Unternehmen wird einheitlich organisiert.

OFFICE RESET

Ihre bestehende digitale Umgebung ist unübersichtlich geworden und benötigt einen grundlegenden Neustart.

Nach dem Setup

Ein Setup ist der Startpunkt.

Wenn später weitere digitale Themen entstehen, können diese als eigene HBO Projekte™ oder als HBO Signature Products™umgesetzt werden.

Und wenn Sie dauerhaft Unterstützung bei Ihrem digitalen Arbeitsalltag benötigen, kann HBO Support™ anschließen.

So entsteht eine klare Struktur:

Digital Office Setup™
→ digitale Grundlage schaffen

HBO Projekte™ & HBO Signature Products™
→ weitere konkrete digitale Vorhaben umsetzen

HBO Support™
→ laufende Unterstützung erhalten

HBO Digital Office Setup™

Ordnung auf dem Bildschirm.

Struktur im Arbeitsalltag.

Mehr Überblick im Unternehmen.

Wir richten Ihr digitales Büro so ein, dass Sie damit arbeiten können.

HBO Digital Office Setup™ anfragen

Zertifizierter ISO/IEC Lead Auditor & Auditor

Lead Auditor & Auditor für Informationssicherheit, Datenschutz, Künstliche Intelligenz, IT-Service-Management, Business Continuity und Qualitätsmanagement sowie zertifiziert für NIS2 und DORA

Unser Partnernetzwerk

Starke Partnerschaften für bessere Lösungen

Durch ausgewählte Partnerschaften mit etablierten Software- und Technologieanbietern können wir unseren Kunden zusätzliche Lösungen anbieten – von Buchhaltung und Rechnungswesen über Unternehmenssoftware bis hin zu digitalen Geschäftsprozessen.

Hinweis: Hinterleitner Business Operations e.U. erbringt ausschließlich operative Dienstleistungen im Rahmen der angemeldeten freien Gewerbe. Es erfolgt keine Rechtsberatung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung oder reglementierte Unternehmensberatung.

Unsere Gewerbeberechtigungen

Hinterleitner Business Operations e.U. erbringt Leistungen auf Grundlage folgender Gewerbeberechtigungen:

Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik
Büroservice
Werbeagentur
Werbearchitektur
Public Relations - Berater
Leasingunternehmen (Vermietung von beweglichen Wirtschaftsgütern in der Form des Leasinggeschäfts)
Energiekostenberatung
Namhaftmachung von Personen, die an Bankgeschäften interessiert sind

Unsere Bankverbindung